Minden az alapokkal kezdődik !
Ezt a bejegyzésünket, nem marketing dokumentációnak szánjuk, hanem a gyakorlati tapasztalatainkra épített, valós Virtuális Irodai modell bemutatásának, ahol központosított irodai alkalmazások működéséhez szükséges környezet megteremtését, divatosan ma HOME OFFICE-nak hívott informatikai modellt fogjuk bemutatni.
Vállalati informatika – Telepehely vagy Digitális Iroda ?
Annak felismerése, hogy egy gazdasági társaság, adatait biztonságosan tárolja, alkalmazásait elérje és futtassa, viszonylag korán megfogalmazódik a döntéshozó életében. Ennek kivitelezésre, még napjainkban is, jellemzően a saját irodai környezetben felépített központi számítógép – szerver – vagy több funkció ellátása esetén központi számítógépek – szerverek – alkotta modellt privilegizálják a vállalatvezetők. Pedig ennek a technológiának, ha nem is a szó szoros értelmében, de számos korlátja van, gazdaságtalan és hamis biztonsági illúziót hordoz magában. Sokan úgy gondolják, hogy egy „belső informatikai rendszert” felépíteni, sokkal biztonságosabb, mint egy központi, virtualizált modellt alkalmazni társaságuk informatikai igényeinek kiszolgálására. Rendszeresen találkozunk olyan ügyfelekkel, akik meg voltak győződve arról, ha az adataik a saját telephelyükön vannak, akkor az olyan, mintha magukhoz közel tartanák azokat, hiszen az adattároló eszközöket bármikor a kezükbe vehetik, így az adataikat „megfoghatják”.
A valóságban azonban teljesen más a helyzet. Ahhoz, hogy egy gazdasági társaság adatai biztonságban legyenek, és az elvárásoknak megfelelően az alkalmazások működjenek, a rendszer környezetet kiválóan ismerő és menedzselő Rendszergazdára, valamint a társaság életében nélkülözhetetlen szerepet játszó, az alkalmazások működéséért felelős Alkalmazás gazdára van szükség. Természetesen az informatikai szerepkörök tovább bonthatók – hálózati rendszermérnökre, IT biztonsági felelős, specializálódott alkalmazás gazdák, stb… – amennyiben ezen szerepkörök meglétét a vállalati modell felépítése megköveteli. Azonban egy valami biztos. Nagyon fontos megvizsgálni annak tényét, hogy magát az informatikai rendszert, hol, kivel és milyen célból alakítjuk ki.
Amennyiben saját telephelyen üzemelő informatikai rendszert (On-Premise) építünk fel, vállalnunk kell annak beruházási költségeit, biztosítanunk kell a szünetmentes üzemeléshez szükséges áramellátást, a pormentes környezetet, az eszközök fizikai védelmét és biztonságát, a megfelelő tűzvédelmi rendszer kialakítását. Nem utolsó sorban pedig egy (vagy több) szolgáltató által biztosított külső hálózat (internet) irányába történő kommunikációt. Fontos megemlíteni, hogy telephelyi infrastruktúra üzemeltetésekor, a stratégiailag fontos eszközökből érdemes ún. hideg tartalék berendezést tartani, annak érdekében, hogy meghibásodás esetén, mihamarabb megtörténjen a hibát okozó, vagy tönkre ment eszköz cseréje.
Mindezek után mérlegelni kell, hogy az üzemeltetést belső munkatárs vagy külső szolgáltatóval kívánjuk elvégezni ? Előbbi munkatársból, minimum két felkészült szakemberre lesz szükség, legalább is az IT rendszer üzemeltetése kapcsán, hiszen egy szakember nem elég – szabadság, netán betegség kapcsán – arra, hogy eszközeinket fizikailag megközelítve elhárítsa az esetleges felmerült problémát. Példánkban az alkalmazás gazdáról még nem is ejtettünk szót. Amennyiben külső szolgáltatóra bízzuk IT rendszerünk üzemeltetését, úgy a szolgáltatás, megállapodás függvényében tartalmaz egy fajta szolgáltatási vállalást, melyet egy szolgáltatási szintet pontosan meghatározó szerződésben rögzítenek a felek (SLA, Service Level Agreement). Így a megrendelő pontos elvárásai és a szolgáltató által biztosított szolgáltatások, pontosan meghatározásra kerülnek, mindkét fél érdekét alapul véve. Ebben az esetben is tudnunk kell, hogy a telephelyünkre érkezés, a hiba lokalizálása, csereeszköz biztosítása és beüzemelése, meglehetősen sok időt vehet igénybe, mely idő a vállalkozásunk teljesítőképességének kieséséhez vezethet.
Érdemes szemügyre venni egy másik megoldást, mely nem csak innovatív és költséghatékony, hanem vállalkozás és informatikai üzemeltetési szempontok szerint mért Ár/Érték arányában messzemenőleg jobb eredményeket mutat, mint telephelyi informatikai rendszer által biztosított megoldás. Ez nem más, mint a Virtuális Iroda, mely klasszikus IT rendszer környezetünket egy virtualizált rendszerbe helyezi.
Minden megváltozik, és mégsem változik semmi
Nézzük, mi is ez a megoldás pontosan. Az előbbiekben említett informatikai környezetet, ebben a konstrukcióban nem vásároljuk meg. Szolgáltatásként kapjuk egy csomagban. Így beruházás nélkül, azonnal rendelkezésünkre áll a szünetmentes áramforrás, a pormentes környezet, a megfelelő tűzvédelmi megoldás, a kiszolgáló (szerver) számítógép (egészen pontosan annak teljesítménye), a hálózati eszközök, és a külső hálózat elérése (Internet). Mind ehhez kapcsolódóan, magas szintű fizikai őrzés-védelem biztosítja, a kizárólag illetékes személy hozzáférését, a szolgáltatást biztosító informatikai eszközökhöz. A teljes informatikai rendszer és az alapszintű működéséhez szükséges rendszerüzemeltető, tehát egy csomagban, maga a szolgáltató nyújtja. Ráadásul az Ő feladata az eszközök javítása, szükség szerinti cseréje, korszerűsítése, az év 365 napjának, minden órájában. Így számunkra marad a ténylegese munkavégzés, szabadon foglalkozhatunk vállalkozásunk menedzselésével, folyamataink elvégzésével, a tényleges gazdasági teljesítményünk minél magasabb szintű kiteljesítésével. Ez a szolgáltatás a klasszikus értelemben vett Digitális Iroda szolgáltatásunk, mely, a szó szoros értelmében teljes mértékben helyettesíti az Off-Line, telephelyi informatikai rendszert.
Természetesen a rendszerkörnyezet kiváltása nem egyenlő azzal, hogy a rendszergazdát teljes mértékben kiváltsa. Inkább az Ő feladata is a klasszikus rendszergazdai tevékenységek elvégzése (operációs rendszerünk naprakészen tartása, jogosultságok kezelése, adatmentések elvégzése, stb…). Munkája annyiban változik, hogy az informatikai környezet működésével kapcsolatban, nincs szükség a beavatkozására. Az alkalmazás gazda feladata sem váltódott ki azzal, hogy megfelelő IT rendszert biztosítunk a programjaink futásának érdekében. Természetesen rá is szükségünk lesz, hiszen az alkalmazásaink pontos használatának biztosítása, megfelelő szakértelem nélkül továbbra sem lehetséges.
Minden megváltozik és mégsem változik semmi. Hogyan lehetséges ez ? A vállalat vagy vállalkozás szempontjából a Digitális Iroda szolgáltatás előnye, hogy minden eddig használt programunkat futtathatjuk rajta. Sőt számunkra az operációs rendszerben végzett eddigi munkafelület sem fog megváltozni. Minden adat és alkalmazás átköltöztethető a Digitális Irodába. Így semmit nem kell újratanulni, semmit nem kell változtatni az eddigi jól bevált munkafolyamatokon.
Sőt mostantól mindent biztonságosan, távolról – Internet kapcsolat segítségével – érhetünk majd el. Laptopunk vagy számítógépünk, esetleg mobiltelefonunk vagy táblagépünk átalakul egy eszközzé, mely csupán arra szolgál, hogy rajta keresztül érjük el az Irodai operációs rendszerünk felületét. Tehát az eszközünk meghibásodása esetén, egy új eszköz beállítása után, mindent onnan folytatunk, ahol abbahagytunk. Ott fog várni minket a jól megszokott, operációs rendszerünk felülete, az alkalmazásaink, a levelezésünk.
A Digitális Iroda eléréséhez nagyon minimális sávszélességre van szükség és az adatforgalomból sem fogyaszt jelentős mértékben a szolgáltatás használata.
Persze ilyenkor a vezetőkben, döntéshozókban joggal merül fel a klasszikus kérdés: „Mi lesz, ha meghibásodik az internet ?” Hogyan fog működni a vállalkozás ? A válaszunk erre, hogy a szolgáltatás keretében képesek vagyunk egy ún. másodlagos internet kapcsolatot biztosítani ügyfeleink számára, nagyságrendileg jelenleg hatezer forint + Áfa havi díj alatt, mely korlátlan internet kapcsolatot biztosít a felhasználók számára. Másrészt ha az irodában nincs internet valamilyen okból kifolyólag, Home Office-ból, könnyedén elérheti minden felhasználó a Digitális Iroda felületét ! A munka folytatható onnan, ahol abbahagyták.
Cikkünk folytatása:
Digitális Iroda – A szolgáltatásról bővebben >>>
Hyper Matrix – Üzleti informatika
